PREVENTIVI E CHAT CON CLIENTE – GUIDA ALL’UTILIZZO

Nel periodo di prova gratuita e dopo, con l’acquisto della versione Suite (no Suite Light), sarà possibile inviare dei Preventivi con Offerte personalizzate che potranno trasformarsi in Prenotazioni direttamente sul calendario, facendoti risparmiare tantissimo tempo. Confermando il preventivo, gli utenti potranno pagare direttamente con carta di credito, se è stato attivato il POS Virtuale.

ATTENZIONE: Per poter generare e inviare Preventivi, dovrai aver configurato correttamente il Booking Engine (Listino con STAGIONI, Prezzi Camere/Tipologie, Configurazione, Servizi Extra, Offerte, ecc.).

Vedi CONFIGURAZIONE BOOKING ENGINE (nel manuale on line di BBPlanner, dopo l’accesso all’account)

Preventivi

Con la funzionalità Preventivi potrai generare delle offerte da inviare ai clienti, dopo contatto telefonico o diretto, ad esempio, o ai tuoi ospiti abituali, eseguendo pochi e semplici passaggi.

CREA PREVENTIVO

  • Clicca su PREVENTIVI dal menù principale
  • Clicca su “Genera Preventivo”
  • Seleziona le date di arrivo e partenza
  • Clicca su CERCA
  • Il sistema in automatico darà il migliore risultato per le date indicate per 2 occupanti. Per modificare la ricerca, clicca su MODIFICA e modifica le date di arrivo e partenza, n. di persone (+ -), AGGIUNGI CAMERA (per gruppi), seleziona la casella MOSTRA CAMERE GIA’ OCCUPATE, se vuoi inviare il preventivo su una camera che da calendario è già occupata, seleziona la casella IGNORA RESTRIZIONI  (MINIMUM STAY, BLOCCHI SU ARRIVO/PARTENZA), se vuoi inviare un preventivo non tenendo conto delle restrizioni impostate nel sistema, per le prenotazioni da BOOKING ENGINE. Clicca su CERCA.
  • In corrispondenza della/e camera/e scelta/e:
    – seleziona Il prezzo in base al numero di occupanti, per camera
    – seleziona, in corrispondenza della tariffa scelta (es. tariffa con colazione, tariffa senza colazione), dal menù a tendina (SELEZIONA QUANTITA’), il n. di camere per tipologia
  • In automatico in alto sulla destra comparirà il costo totale del soggiorno (con costi servizi extra obbligatori inclusi)
  • Clicca sul tasto PROCEDI
  • Clicca su “Aggiungi Servizi Extra” se vuoi aggiungere al soggiorno dei servizi extra
  • Seleziona il servizio extra da aggiungere
  • In SCONTO SUL PERNOTTO (facoltativo) è possibile inserire un valore assoluto (in euro o valuta impostata) per lo sconto sul totale (no in %. Es. 10, per scontare di € 10 dal totale del costo soggiorno)
  • In INSERISCI I DATI DEL CLIENTE, compila i campi NOME, COGNOME, INDIRIZZO EMAIL
  • Clicca su INSERISCI POLITICHE PERSONALIZZATE se vuoi inserire delle politiche di cancellazione diverse da quella standard (impostata nella pagina di CONFIGURAZIONE BOOKING ENGINE)
  • Clicca su “Crea Preventivo”.

Una volta creato, il preventivo sarà visibile sulla pagina di elenco PREVENTIVI e si potrà MODIFICARE, COPIARE, INVIARE, CONFERMARE

MODIFICA PREVENTIVO

Una volta creato il preventivo, si potrà modificare o inviare. Una volta inviato, non sarà più possibile modificarlo.

  • Clicca su PREVENTIVI dal menù principale
  • Clicca sul tasto MODIFICA in corrispondenza del preventivo da modificare
  • Inserisci le modifiche nel pop-up e clicca su CONFERMA

COPIA PREVENTIVO

  • Clicca su PREVENTIVI dal menù principale
  • Clicca sul bottone COPIA in corrispondenza del preventivo da riprendere, per generarne uno nuovo, a partire dai dati già inseriti, che potranno quindi essere modificati (modifica date, camere, sconto, dati ospite, ecc.)

TESTO PREIMPOSTATO (ITALIANO E LINGUA STRANIERA)

Per inserire un modello di testo preimpostato, che verrà inserito in automatico dal sistema, in ogni preventivo:

  • Vai alla voce menù “Preventivi
  • Clicca sul bottone arancione “Testo Preimpostato”
  • Inserisci qui il modello di testo standard (VERSIONE ITALIANA E VERSIONE LINGUA STRANIERA) che potrà essere selezionato prima dell’invio del preventivo. Per la traduzione del preventivo, le lingue da selezionare, prima dell’invio sono INGLESE FRANCESE, TEDESCO, pertanto nel testo pre-impostato VERSIONE LINGUA STRANIERA, si potrà inserire un testo a scelta in lingua tra inglese, francese o tedesco.
  • Clicca su “Salva”

INVIA PREVENTIVO

Una volta creato il preventivo, si potrà modificare (vedi sopra) o inviare. Una volta inviato, non sarà più possibile modificarlo. Segui le operazioni sotto per l’invio:

  • Vai alla voce menù “Preventivi”
  • Dopo aver creato il preventivo (vedi sopra), clicca sul bottone “Vedi Preventivo” (se arancione non è stato ancora inviato)
  • Si aprirà il pop-up di ANTEPRIMA PREVENTIVO
  • Seleziona la lingua (Italiano/Lingua straniera a scelta tra Inglese, Francese, Tedesco in base al testo pre-impostato)
  • Clicca sula casella “INCLUDERE LA POSSIBILITA’ DI CONFERMARE” per dare la possibilità all’ospite di confermare direttamente il preventivo, quando lo riceverà. L’ospite potrà pagare direttamente con carta di credito, se è stato attivato il POS virtuale. Nel caso di scelta di pagamento con bonifico bancario, riceverà l’email di conferma prenotazione con i dati per effettuare il bonifico (se inseriti in Booking Engine -> Configurazione). ATTENZIONE: se il Booking Engine è con MODALITA’ A RICHIESTA, nell’email di conferma preventivo, non saranno presenti i dati per il pagamento tramite Bonifico Bancario.
  • Clicca su INVIA per inviare il preventivo, dal sistema, all’indirizzo email, inserito nei dati ospite, al momento della creazione del preventivo. L’ospite riceverà un’email con un’anteprima (logo e foto struttura), il testo (italiano o lingua straniera selezionata in fase di invio) con data di arrivo e partenza e nome struttura e il tasto SCOPRI L’OFFERTA. Cliccando sul tasto, l’ospite andrà sulla pagina del preventivo, dove vedrà il TESTO PREIMPOSTATO (vedi sopra), i dettagli della camera (foto, descrizione, servizi), politiche di cancellazione, termini e condizioni e la possibilità di confermare (tasto CONFERMA) o di cliccare su SCRIVICI
  • Una volta inviato il preventivo, il pulsante “Vedi Preventivo” diventa di colore verde, con indicazione della data e orario di invio.

INVIA LINK AL PREVENTIVO

Una volta creato il preventivo, oltre all’invio da sistema (leggi sopra), si potrà inviare il link al preventivo (ad esempio tramite Whatsapp, email, ecc.) dopo averlo copiato dall’anteprima:

  • Vai alla voce menù “Preventivi”
  • Dopo aver creato il preventivo (vedi sopra), clicca sul bottone “Vedi Preventivo” (se arancione non è stato ancora inviato)
  • Si aprirà il pop-up di ANTEPRIMA PREVENTIVO
  • clicca sul tasto arancione in alto a destra COPIA per copiare il link che porta alla pagina di preventivo che potrai inviare, ad esempio, tramite Whatsapp, email, ecc.

CHAT CON CLIENTE DA PREVENTIVO

Una volta ricevuto il preventivo, il cliente potrà o confermare o cliccare su SCRIVICI, aprendo una finestra di dialogo, visibile da gestionale (penultima colonna nella lista PREVENTIVI), dove potrà per esempio sottoporre al gestore delle domande prima della conferma del preventivo.

CONFERMA PREVENTIVO DA PARTE DEL CLIENTE O MANUALE

CONFERMA PREVENTIVO DA PARTE DEL CLIENTE

Se, nel preventivo inviato, è incluso il link per la conferma diretta da parte del cliente, una volta confermato, comparirà come prenotazione all’interno del CALENDARIO. Nell’ultima colonna della lista PREVENTIVI, comparirà quindi la voce CONFERMATA. Il cliente riceverà un’email di Prenotazione confermata (VOUCHER) con i dettagli (date Check-in/check-out, tassa di soggiorno, politiche di cancellazione, dati per il bonifico se non paga con carta di credito).

CONFERMA PREVENTIVO MANUALE

Se il preventivo viene confermato dal cliente, ad esempio, telefonicamente o in altro modo, potrai trasformarlo manualmente in prenotazione sul CALENDARIO BBPlanner, cliccando sul tasto verde (ultima colonna) CONFERMA PREVENTIVO, aggiornando così la disponibilità

  • Vai alla voce menù “Preventivi”
  • Clicca sul bottone  “Conferma Preventivo” in corrispondenza del preventivo da trasformare in Prenotazione su Calendario.
  • Clicca su “vai alla prenotazione” per entrare nella scheda prenotazione e inserire eventuali modifiche o aggiunte nella scheda di prenotazione.

Dopo la conferma del preventivo, potrai inviare manualmente il VOUCHER con il riepilogo della prenotazione. In caso di prenotazione confermata direttamente dal cliente, da preventivo, il voucher sarà inviato in automatico da sistema.

 

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