PREVENTIVI E CHAT CON CLIENTE – GUIDA ALL’UTILIZZO

Nel periodo di prova gratuita e dopo, con l’acquisto della versione Suite (no Suite Light), sarà possibile inviare dei Preventivi con Offerte personalizzate che potranno trasformarsi in Prenotazioni direttamente sul calendario, facendoti risparmiare tantissimo tempo. Confermando il preventivo, gli utenti potranno pagare direttamente con carta di credito, se è stato attivato il POS Virtuale.

ATTENZIONE: Per poter generare e inviare Preventivi, dovrai aver configurato correttamente il Booking Engine (Listino con STAGIONI, Prezzi Camere/Tipologie, Configurazione, Servizi Extra, Offerte, ecc.).

Vedi CONFIGURAZIONE BOOKING ENGINE (nel manuale on line di BBPlanner, dopo l’accesso all’account)

Con la funzionalità Preventivi potrai generare delle offerte da inviare ai clienti, dopo contatto telefonico o diretto, ad esempio, o ai tuoi ospiti abituali, eseguendo pochi e semplici passaggi. Potrai anche fornire di un CODICE COUPON

ABILITA/DISABILITA TASTO PER LA CONFERMA PREVENTIVO DA PARTE DEL CLIENTE

  • Clicca su CONFIGURAZIONE GESTIONALE (icona con tre rotelline in alto a destra)
  • Seleziona/deseleziona casella ABILITA TASTO CONFERMA PREVENTIVO
  • Clicca su SALVA

L’impostazione potrà comunque essere modificata, cliccando sul tasto MODIFICA, nell’anteprima di ogni preventivo, prima dell’invio.

COME CREARE UN PREVENTIVO

  • Clicca su PREVENTIVI dal menù principale
  • Clicca su “Genera Preventivo”
  • Seleziona le date di arrivo e partenza
  • Clicca su CERCA
  • Il sistema in automatico darà il migliore risultato per le date indicate per 2 occupanti. Per modificare la ricerca, clicca su MODIFICA e modifica le date di arrivo e partenza, n. di persone (+ -), AGGIUNGI CAMERA (per gruppi), seleziona la casella MOSTRA CAMERE GIA’ OCCUPATE, se vuoi inviare il preventivo su una camera che da calendario è già occupata, seleziona la casella IGNORA RESTRIZIONI  (MINIMUM STAY, BLOCCHI SU ARRIVO/PARTENZA), se vuoi inviare un preventivo non tenendo conto delle restrizioni impostate nel sistema, per le prenotazioni da BOOKING ENGINE. Clicca su CERCA.
  • In corrispondenza della/e camera/e scelta/e:
    – seleziona Il prezzo in base al numero di occupanti, per camera
    – seleziona, in corrispondenza della tariffa scelta (es. tariffa con colazione, tariffa senza colazione), dal menù a tendina (SELEZIONA QUANTITA’), il n. di camere per tipologia
  • In automatico in alto sulla destra comparirà il costo totale del soggiorno (con costi servizi extra obbligatori inclusi)
  • Clicca sul tasto PROCEDI
  • Clicca su “Aggiungi Servizi Extra” se vuoi aggiungere al soggiorno dei servizi extra
  • Seleziona il servizio extra da aggiungere
  • In SCONTO SUL PERNOTTO (facoltativo) è possibile inserire un valore assoluto (in euro o valuta impostata) per lo sconto sul totale (no in %. Es. 10, per scontare di € 10 dal totale del costo soggiorno)
  • In INSERISCI I DATI DEL CLIENTE, compila i campi NOME, COGNOME, INDIRIZZO EMAIL (obbligatorio), NUMERO DI TELEFONO (facoltativo), seleziona LINGUA DEL CLIENTE (ITALIANO di default, oppure INGLESE, FRANCESE, TEDESCO).
  • Clicca su INSERISCI POLITICHE PERSONALIZZATE se vuoi inserire delle politiche di cancellazione diverse da quella standard (impostata nella pagina di CONFIGURAZIONE BOOKING ENGINE)
  • Clicca su “Crea Preventivo”.

Una volta creato, il preventivo sarà visibile sulla pagina di elenco PREVENTIVI e si potrà MODIFICARE, COPIARE, INVIARE, CONFERMARE

MODIFICA PREVENTIVO

Una volta creato il preventivo, si potrà modificare o inviare.

  • Clicca su PREVENTIVI dal menù principale
  • Clicca sul tasto MODIFICA in corrispondenza del preventivo da modificare
  • Inserisci le modifiche nel pop-up e clicca su CONFERMA

COPIA PREVENTIVO

  • Clicca su PREVENTIVI dal menù principale
  • Clicca sul bottone COPIA in corrispondenza del preventivo da riprendere, per generarne uno nuovo, a partire dai dati già inseriti, che potranno quindi essere modificati (modifica date, camere, sconto, dati ospite, ecc.)

COME INSERIRE UN TESTO PREIMPOSTATO IN PREVENTIVO (ITALIANO, INGLESE, FRANCESE E TEDESCO)

Per inserire un modello di testo preimpostato, che verrà inserito in automatico dal sistema, in ogni preventivo:

  • Vai alla voce menù “PREVENTIVI
  • Clicca sul bottone arancione “Testo Preimpostato”
  • Inserisci qui il modello di testo standard (VERSIONE ITALIANA, VERSIONE INGLESE, VERSIONE FRANCESE, VERSIONE TEDESCA) che potrà essere selezionato anche prima dell’invio del preventivo.
  • Clicca su “Salva”

INVIA PREVENTIVO

Una volta creato il preventivo, si potrà modificare (vedi sopra) o inviare. Segui le operazioni sotto per l’invio:

  • Vai alla voce menù “PREVENTIVI
  • Dopo aver creato il preventivo (vedi sopra), clicca sul bottone “VISUALIZZA ANTEPRIMA / INVIA
  • Si aprirà il pop-up di ANTEPRIMA PREVENTIVO
  • Clicca su INVIA per inviare il preventivo, dal sistema, all’indirizzo email, inserito nei dati ospite, al momento della creazione del preventivo. L’ospite riceverà un’email con un’anteprima (logo e foto struttura), il testo (italiano o lingua straniera selezionata in fase di generazione preventivo) con data di arrivo e partenza e nome struttura e il tasto SCOPRI L’OFFERTA. Cliccando sul tasto, l’ospite andrà sulla pagina del preventivo, dove vedrà il TESTO PREIMPOSTATO (vedi sopra), i dettagli della camera (foto, descrizione, servizi), politiche di cancellazione, termini e condizioni e la possibilità di confermare (tasto CONFERMA) o di cliccare su SCRIVICI. L’ospite potrà pagare direttamente con carta di credito, se è stato attivato il POS virtuale. Nel caso di scelta di pagamento con bonifico bancario, riceverà l’email di conferma prenotazione con i dati per effettuare il bonifico (se inseriti in Configurazione Gestionale). ATTENZIONE: se il Booking Engine è con MODALITA’ A RICHIESTA, nell’email di conferma preventivo, non saranno presenti i dati per il pagamento tramite Bonifico Bancario.
  • Una volta inviato il preventivo, sotto il pulsante “VISUALIZZA ANTEPRIMA / INVIA” apparirà l’indicazione della data e orario di invio. Una volta che il cliente avrà letto il preventivo, comparirà la data e orario di lettura sotto quella di invio.

INVIA LINK AL PREVENTIVO

Una volta creato il preventivo, oltre all’invio da sistema (leggi sopra), si potrà inviare il link al preventivo (ad esempio tramite Whatsapp, email, ecc.) dopo averlo copiato dall’anteprima:

  • Vai alla voce menù “PREVENTIVI
  • Dopo aver creato il preventivo (vedi sopra), clicca sul bottone “VISUALIZZA ANTEPRIMA / INVIA
  • Si aprirà il pop-up di ANTEPRIMA PREVENTIVO
  • clicca sul tasto arancione in basso a destra COPIA LINK per copiare il link che porta alla pagina di preventivo che potrai inviare, ad esempio, tramite Whatsapp, email, ecc.

DATA E ORA DI LETTURA PREVENTIVO DA PARTE DEL CLIENTE

Una volta che il cliente avrà ricevuto e letto il preventivo, comparirà la data e orario di lettura nell’ultima colonna della lista PREVENTIVI (sotto data e ora di invio preventivo).

CHAT CON CLIENTE DA PREVENTIVO

Una volta ricevuto il preventivo, il cliente potrà o confermare o cliccare su SCRIVICI, aprendo una finestra di dialogo, visibile da gestionale (penultima colonna nella lista PREVENTIVI), dove potrà per esempio sottoporre al gestore delle domande prima della conferma del preventivo.

CONFERMA PREVENTIVO DA PARTE DEL CLIENTE O MANUALE

CONFERMA PREVENTIVO DA PARTE DEL CLIENTE

Se il cliente conferma il preventivo, comparirà come prenotazione all’interno del CALENDARIO. Nell’ultima colonna della lista PREVENTIVI, comparirà quindi la voce CONFERMATA. Il cliente riceverà un’email di Prenotazione confermata (VOUCHER) con i dettagli (date Check-in/check-out, tassa di soggiorno, politiche di cancellazione, dati per il bonifico se non paga con carta di credito).

CONFERMA PREVENTIVO MANUALE

Se il preventivo viene confermato dal cliente, ad esempio, telefonicamente o in altro modo, potrai trasformarlo manualmente in prenotazione sul CALENDARIO BBPlanner, cliccando sul tasto verde (ultima colonna) CONFERMA PREVENTIVO, aggiornando così la disponibilità

  • Vai alla voce menù “PREVENTIVI
  • Clicca sul bottone  “Conferma Preventivo” in corrispondenza del preventivo da trasformare in Prenotazione su Calendario.
  • Clicca su “vai alla prenotazione” per entrare nella scheda prenotazione e inserire eventuali modifiche o aggiunte nella scheda di prenotazione.

Dopo la conferma del preventivo, potrai inviare manualmente il VOUCHER con il riepilogo della prenotazione. In caso di prenotazione confermata direttamente dal cliente, da preventivo, il voucher sarà inviato in automatico da sistema.

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