RUBRICA OSPITI

Table of Contents

Si può creare una RUBRICA OSPITI in BBPlanner, a partire dai nominativi inseriti nei Check-in (se non ancora configurato, leggi GESTIONE CHECK-IN – CONFIGURAZIONE).

CREA RUBRICA OSPITI #

  • Vai su CHECK-IN -> RUBRICA OSPITI
  • Clicca su CREA RUBRICA OSPITI
  • In automatico il sistema creerà una rubrica degli ospiti su cui è stato effettuato il check-in (solo manuale, non per gli inserimenti da check-in on line)

Una volta creata la Rubrica Ospiti, i contatti verranno aggiunti

  • in automatico, dal sistema, ogni volta che si registrerà un check-in (manualmente, non per i check-in online effettuati dall’ospite)
  • manualmente, con i dati di fatturazione e registrazione check-in
 
 

VISUALIZZARE LE PRENOTAZIONI DI OGNI SINGOLO OSPITE #

I contatti in Rubrica potranno essere richiamati, per la compilazione automatica, in caso di ritorno dell’ospite in struttura. Potrai effettuare la ricerca dell’ospite, utilizzando la RICERCA AVANZATA (icona a rotellina dentata in alto). Nell’elenco rubrica ospiti potrai visualizzare nella colonna PRENOTAZIONI i dati (camera, tariffa, servizi extra, ecc.) delle precedenti prenotazioni dello stesso ospite. Vedi immagine sotto.

 

CREA PRENOTAZIONE DA CONTATTI OSPITE IN RUBRICA #

  • Vai su CHECK-IN -> RUBRICA OSPITI
  • Clicca su CREA PRENOTAZIONE in corrispondenza del contatto in Rubrica su cui creare la nuova prenotazione
  • Completa la nuova scheda di prenotazione (i dati ospite saranno inseriti con compilazione automatica)
  • Clicca su SALVA

MODIFICA CONTATTI IN RUBRICA OSPITI #

    • Vai su CHECK-IN -> RUBRICA OSPITI
    • Clicca su DETTAGLI in corrispondenza del contatto da modificare
    • Inserisci le modifiche e SALVA

AGGIUNGERE CONTATTI IN RUBRICA #

Una volta creata la Rubrica Ospiti, si potranno aggiungere dei contatti manualmente e modificarli

  • Vai su CHECK-IN -> RUBRICA OSPITI
  • Clicca su AGGIUNGI NUOVO
  • Inserisci i dati richiesti:
    – in CONTATTI: Cognome, Nome, Numero di Telefono, Indirizzo Email, seleziona Newsletter (se ha dato il consenso per l’utilizzo dei dati per invio di comunicazioni e newsletter)
    – in DATI PER ALLOGGIATIWEB: inserisci i dati che saranno utili per i Check-in (registrazione Questura): NAZIONE NASCITA (se ITALIA, anche il COMUNE), DATA NASCITA, NAZIONE DOCUMENTO (se ITALIA, anche il COMUNE), TIPO DOCUMENTO, NUMERO DOCUMENTO, CITTADINANZA
    – in DATI per SISTEMA STATISTICO inserisci i dati che saranno utili per i Check-in (registrazione al sistema statistico ISTAT del comune, provincia o regione della struttura): NAZIONE RESIDENZA (se ITALIA, anche il COMUNE), CITTA ESTERA (se non ITALIA in NAZIONE RESIDENZA), INDIRIZZO RESIDENZA
  • Inserisci i TAGS (Se non li hai ancora creati, leggi TAGS – A COSA SERVONO E COME USARLI), cliccando su AGGIUNGI NUOVO IN LINE.
  • Clicca su SALVA

 

DATI DI FATTURAZIONE IN RUBRICA OSPITI #

Una volta salvato il contatto in Rubrica, potrà essere associato ai dati di fatturazione, già inseriti, per quel cliente, in FATTURAZIONE -> CLIENTI o inserirli ex novo.

ASSOCIARE I DATI DI FATTURAZIONE

  • Dopo aver creato il cliente in FATTURAZIONE -> CLIENTI, vai su CHECK-IN -> RUBRICA OSPITI
  • Clicca su DETTAGLI, in corrispondenza dell’ospite a cui associare i dati di fatturazione
  • In Dati Fatturazione, clicca sul tasto arancione RICERCA CLIENTE ed effettua la ricerca per ragione sociale o partita iva o codice SDI o indirizzo pec
  • Seleziona la voce di ricerca e, in automatico, il sistema aggancerà i dati di fatturazione del cliente al contatto in Rubrica Ospiti

INSERISCI I DATI DI FATTURAZIONE 

Se il cliente non è stato ancora creato in FATTURAZIONE -> CLIENTI

  • vai su CHECK-IN -> RUBRICA OSPITI
  • clicca su DETTAGLI, in corrispondenza dell’ospite su cui inserire ex novo i dati di fatturazione
  • in Dati Fatturazione, clicca sul tasto azzurro INSERISCI
  • compila il form con i dati di fatturazione: ragione sociale, nazione (se ITALIA, anche il COMUNE da selezionare tra i suggerimenti), CITTA ESTERA (se non ITALIA), INDIRIZZO di fatturazione, partita iva, codice fiscale, codice SDI e indirizzo pec
  • clicca su SALVA

Una volta inseriti i dati di fatturazione dalla Rubrica Ospiti, questi saranno presenti anche in FATTURAZIONE -> CLIENTI

 

AGGIUNGI TAGS PER CLIENTE NELLA RUBRICA OSPITI #

Dopo aver creato i TAGS (leggi TAGS – A COSA SERVONO E COME CREARLI), sarà possibile richiamarli all’interno di ogni cliente nella RUBRICA OSPITI.

  • Vai su CHECK-IN -> RUBRICA OSPITI
  • Clicca su DETTAGLI
  • In fondo alla pagina, alla voce TAGS, clicca su AGGIUNGI NUOVO IN LINE e inserisci i TAGS (vedi foto sotto)

RICERCA CONTATTI IN RUBRICA OSPITI #

  • vai su CHECK-IN -> RUBRICA OSPITI
  • nel campo di ricerca seleziona il tipo di ricerca: per nominativo, per numero di telefono, per indirizzo email
  • inserisci il dato (nominativo, numero di telefono, email) da cercare e clicca sull’icona a lente

FILTRA ED ESPORTA CONTATTI IN RUBRICA OSPITI #

Una volta creata la rubrica, sarà possibile effettuare delle ricerche sui contatti, in base, ad esempio, al comune, al nominativo, ecc. ed esportare i risultati in formato excel, word, csv o xml

FILTRA CONTATTI

ESPORTA CONTATTI 

una volta effettuata la ricerca, si possono esportare i risultati

  • clicca sulla rotellina in alto a destra
  • clicca su ESPORTA I RISULTATI
  • seleziona il formato: excel, word, csv o xml
  • clicca su ESPORTA
  • il file verrà scaricato nella cartella di download locale