Scopri come guadagnare di più e risparmiare tempo con BBPlanner

Le informazioni che inserisci all’interno di ogni scheda camera/appartamento saranno visibili on line, solo una volta che avrai inserito il Booking Engine sul sito e configurato la parte relativa ai Sistemi di Prenotazione (LISTINO – BOOKING ENGINE CONFIGURAZIONE).

Il Booking Engine ti permetterà di inviare anche dei PREVENTIVI completi di informazioni. Compila, perciò, tutti i campi richiesti nella scheda camera, anche in inglese, francese e tedesco: oltre al nome (obbligatorio),descrizione, numero di letti matrimoniali e singoli, dimensione, foto (fino a 5 da caricare uno alla volta), servizi, gallery.

Più informazioni sulla camera inserirai, più dettagliate saranno le informazioni utili per invogliare il cliente a prenotare!

Configurando correttamente i portali, dai quali ricevi prenotazioni, con la % di commissione, potrai richiamarli all’interno di ogni prenotazione e avere la situazione sui totali prenotazioni per canale, per periodi, con importo di commissione, nella sezione STATISTICHE, importante per capire i costi che si sostengono per avere prenotazioni non dirette.

Andando alla voce PRENOTAZIONI, troverai il tasto RICERCA AVANZATA. Cliccandoci sopra si aprirà una pagina con diversi filtri di ricerca. Potrai vedere tutte le prenotazioni per un dato periodo (impostando il parametro “TRA” in ARRIVO, oltre alle date di inzio e fine ricerca). Oppure potrai cercare e ripristinare le prenotazioni cancellate, selezionando il filtro STATO PRENOTAZIONE, ecc. Una volta effettuata la ricerca puoi esportare i dati in un file (a scelta tra excel, word, CSV o XML).

Per gruppi o famiglie c’è la necessità di creare un’unica prenotazione con più camere. Da BBPlanner potrai, dopo aver salvato la prenotazione con una camera, aggiungere altre camere disponibili, anche con date diverse di check-in e impostando i dati ospiti, tariffe e servizi extra a parte. Oppure per gli stessi clienti è possibile impostare, con lo stesso sistema, un cambio camera per date.

Quando non sai come configurare una sezione oppure dove andare ad attivare dei comandi o ancora non sai come effettuare delle modifiche sul gestionale, puoi utilizzare le guide on line di BBPlanner.

Utilizza il campo CERCA ARGOMENTO in alto alla pagina per trovare le guide attinenti alla problematica, inserendo la parola chiave.

Se oltre alla prenotazione delle camere, offri, ad esempio, il servizio di noleggio bici o transfer aeroporto, o se ci sono dei costi extra obbligatori (esempio: pulizia finale, biancheria) puoi impostarli da BOOKING ENGINE -> SERVIZI EXTRA per la prenotazione da sito web o da preventivo in fase di acquisto della/e camera/e. I costi dei Servizi Extra possono essere impostati in vari modi: una tantum, a quantità libera, per numero di notti e numero di persone, ecc. ATTENZIONE: la Tassa di Soggiorno non va impostata nei servizi extra, come costo obbligatorio, ma nella sezione CHECK-IN -> CONFIGURAZIONE (o per multistruttura in CHECK-IN -> LISTA STRUTTURE). I servizi extra si possono impostare anche come invisibili alla prenotazione on line, ma si possono richiamare all’interno di ogni scheda prenotazione.

Se non vuoi rendere visibili delle camere/appartamenti on line (da sito web), basta deselezionare la casella INCLUDI NEL BOOKING ENGINE, all’interno di ogni scheda camera/appartamento o nell’elenco camere/appartamenti, cliccando prima il tasto azzurro MODIFICA INLINE.
Se lavori a TIPOLOGIA, puoi indicare il numero di camere disponibili in DISPONIBILITA’ SUL BOOKING ENGINE nel dettaglio di ogni tipologia

Da BBPlanner potrai configurare oltre alla tariffa standard per ogni camera, in base ai periodi e al numero di occupanti, anche la tariffa NON RIMBORSABILE e le tariffe con TRATTAMENTI (con colazione, mezza pensione, pensione completa). Per impostare i TRATTAMENTI dovrai richiedere l’abilitazione in Assistenza dall’account BBPlanner. Una volta impostate le tariffe con trattamenti, gli ospiti potranno selezionare la tariffa a loro più confacente dalla pagina di prenotazione e avrai il dettaglio dei pasti: numero di colazioni, numero di pranzi e numero di cene, giornalmente, con calendario a parte.

Puoi creare delle offerte con sconti, prenota prima, last minute e pacchetti configurando le condizioni (numero minimo di persone, numero minimo di notti, date di validità, date per l’applicazione dell’offerta

Potrai impostare dei Codici Sconto, con inizio e fine validità, da fornire a vecchi clienti, ad esempio, per farli ritornare, tramite newsletter, social, sistemi di messaggistica, ecc. Il cliente potrà inserire il Codice sconto nel campo dedicato del Booking Engine (pagina web o preventivo) per l’applicazione dello sconto in fase di acquisto soggiorno. Il codice sconto potrà essere impostato anche per importi già versati (es. al posto di un rimborso acconto per cancellazione).

Per chi ha almeno la versione SUITE (no SUITE LIGHT), unavolta che è stato configurato il LISTINO, con le stagioni e i prezzi camere/prezzi tipologie, è possibile definire delle tariffe per giorni, in PIANI GIORNALIERI, insieme ai blocchi per ARRIVI e PARTENZE e al minimum stay.

Una volta impostato il LISTINO, i dati di configurazione del BOOKING ENGINE (dati della struttura visibili on line: politiche di cancellazione, termini e coondizioni, servizi, ecc.) e le modalità di pagamento (da definire nella pagina di CONFIGURAZIONE GESTIONALE), potrai copiare l’URL da inserire non solo sul tuo sito web (insieme ai widget), ma anche nelle pagine social della struttura o nei tuoi profili.

In quanto partner tecnologico di Google, BBplanner consente di attivare il Link di prenotazione diretta, configurando il Booking Engine con il listino (stagioni, prezzi, minimum stay, ecc.). Questo ti permetterà di ricevere maggiore traffico diretto e quindi anche prenotazioni dirette.

ATTENZIONE: per avere il link di prenotazione diretta, assicurati di avere una scheda Google Business verificata e di proprietà, con la giusta categoria e le informazioni sulla struttura aggiornate (telefono, sito web, ecc.)

Attivando STRIPE da BBPlanner (nuovo account Stripe o account preesistente), potrai ricevere le prenotazioni dirette dal Booking Engine (sito web e preventivi confermati) con i dati delle carte di credito a garanzia, senza costi di attivazione o canoni mensili. Potrai richiedere il pagamento in struttura, in fase di check-in o in altra modalità. Stripe ti permetterà di far viaggiare i dati degli ospiti on line in tutta sicurezza e qualora il cliente non si presenterà o cancellerà oltre i termini indicati, potrai assicurarti, in questi casi, il pagamento effettuando dei movimenti per le transazioni di addebito sulla carta per gli importi stabiliti. Per le transazioni dal pos virtuale Stripe, le commissioni sono quelle indicate in CONFIGURAZIONE GESTIONALE (1,9% + 0,25 € per le carte europee/3,4% + 0,25 € per le carte non europee).

Dopo aver attivato l’account Stripe da BBPlanner, in CONFIGURAZIONE GESTIONALE, potrai selezionare il comando MOSTRA I PULSANTI POS VIRTUALE E RICHIESTA PAGAMENTO IN DASHBOARD. Si attiverà nella Dashboard il pulsante arancione RICHIESTE DI PAGAMENTO, cliccandoci sopra si aprirà una pagina con l’elenco delle richieste di pagamento aggiornate con email, importo, data e ora creazione, lo stato (pagamento effettuato, pagamento non effettuato, annullato, ecc.) e le azioni di ANNULLA, RIPRISTINA ed ELIMINA DEFINITIVAMENTE. Cliccando su CREA RICHIESTA PAGAMENTO potrai inserire l’importo richiesto e l’indirizzo email dell’ospite, sul quale riceverà la richiesta con link al sistema di pagamento.

Dopo aver selezionato la LINGUA nei dettagli ospite all’interno della scheda di prenotazione e dopo aver aggiunto il testo introduttivo al voucher in più lingue (INGLESE, FRANCESE, TEDESCO), sarà possibile da sistema, inviare il voucher tradotto nella lingua impostata in prenotazione.

Nella prenotazione (all’interno della scheda o dalla colonna azioni in PRENOTAZIONI) è stato aggiunto il tasto DIALOGO.

Da qui si potranno inviare delle comunicazioni e informazioni agli ospiti a cui potranno rispondere. Le comunicazioni rimarranno salvate all’interno della prenotazione, così come verranno riportate le comunicazioni inviate dal preventivo prima della sua conferma (prenotazione da preventivo confermato).

Oltre che le fatture elettroniche, da BBPlanner si possono emettere le ricevute/scontrini fiscali, acquistando l’abbonamento annuale del servizio di invio all’Agenzia delle Entrate, senza richiedere l’integrazione ad un registratore di cassa, grazie al sistema di cassa virtuale.

L’app è inclusa gratuitamente nel servizio SUITE (a pagamento e in prova, non è disponibile per la versione SUITE LIGHT) e si scarica da Google Play Store. Il personale potrà accedervi con le credenziali che creerai in UTENTE, dall’account BBPlanner. Potrai configurare le attività del giorno e della settimana per ogni camera e inserire delle note per il personale per ogni prenotazione, visibile nel calendario dedicato. Potrai inoltre vedere le attività già svolte per ogni camera e sapere quindi in tempo reale quelle che sono già pronte per il check-in.

Se, ad esempio, hai del personale in struttura o collaboratori esterni (receptionist, front-end) e non vuoi rendere visibili alcuni dati importanti, come ad esempio, i totali prenotazioni, puoi creare dal tuo account principale BBPlanner degli account UTENTI che potranno accedere con limitazioni.

Acquistando l’attivazione al Channel Manager, riceverai in automatico da sistema, le prenotazioni provenienti dai canali direttamente sul calendario di BBPlanner, complete di info sui dati ospiti (nominativo, telefono, email) compresa la carta di credito (ove prevista come modalità di pagamento dal canale) e viceversa, avrai sempre aggiornate le disponibilità sui canali per le prenotazioni inserite da BBPlanner (Booking Engine e manuali). Inoltre potrai risparmiare tempo, trasmettendo le tariffe e restrizioni dal gestionale sui canali, con la possibilità di impostare chiusure sulle camere, solo per i canali e per periodi e un valore, in percentuale o assoluto, di incremento sulle tariffe per prenotazioni dai canali collegati.

Dopo l’attivazione del Channel Manager, potrai impostare/modificare una percentuale o valore assoluto di incremento sulle tariffe base, solo per i canali collegati col Channel Manager (es. Booking.com, Expedia, Airbnb, ecc.).

Dopo l’attivazione del Channel Manager, potrai chiudere le disponibilità delle camere, per periodi definiti, solo per i canali e lasciare le camere disponibili per la prenotazione diretta.

Dopo la registrazione manuale degli ospiti (check-in) i dati vengono raccolti da sistema nella RUBRICA OSPITI e possono essere esportati in file (excel, word, CSV, XML) o essere richiamati nel sistema per l’inserimento per future prenotazioni dello stesso ospite.

Creare dei tag e aggiungerli nella scheda ospite in RUBRICA OSPITI, ti aiuta a suddividere la clientela per caratteristiche: ad esempio, potresti creare il TAG “famiglia” e aggiungerlo ai clienti ai quali vuoi inviare delle newsletter con offerte dedicate alle famiglie

Andando su STATISTICHE -> REVENUE avrai il totale dei pernottamenti, delle notti invendute, di quelle disponibili, del tasso di occupazione e altri dati utili per capire come migliorare i piani tariffari e la gestione delle disponibilità camere.

Con l’abbonamento a SUITE (no SUITE LIGHT), nella sezione INTELLIGENCE è possibile impostare i parametri e i filtri di ricerca, per effettuare delle analisi personalizzate.