Come nasce l’idea di BBPlanner

BBPlanner nasce da gestori extraalberghieri che lo fanno di secondo mestiere ma che, essendo in primis sviluppatori, (eh sì, proprio noi del team) hanno avuto l’esigenza impellente, dopo aver provato, negli anni e senza alcun successo, vari gestionali per strutture ricettive, di creare UN PRODOTTO CHE POTESSE FAR RISPARMIARE TEMPO E AGEVOLARE ALCUNE OPERAZIONI ALTRIMENTI MACCHINOSE

Lo sapevi che la maggior parte delle recensioni negative arriva per la freddezza nell’accoglienza?

Molte lamentele arrivano da ospiti che sono stati accolti con frettolosità e maleducazione, ma sappiamo benissimo che, tante volte, presi dai mille pensieri e pratiche da disbrigare, non ci rendiamo conto di trascurare l’aspetto più importante: il rapporto con l’OSPITE.

Avere uno strumento che permette di “delegare” con degli automatismi alcune attività, ci fa guadagnare del tempo e ci rende più rilassati e sorridenti!

Com’è che abbiamo reso unico questo gestionale?

Proprio perché proprietari di piccole strutture ricettive abbiamo bisogno di un supporto in più. Le piccole realtà richiedono comunque il disbrigo di attività obbligatorie che devono essere svolte in minore tempo, per mancanza di personale (non siamo mica grandi hotel, eh) e perché molto spesso lo si fa come secondo impiego.

Dopo aver testato vari software alberghieri ed esserci, quindi, resi conto di quante funzionalità inutili siano presenti e, in alcuni casi, della loro complessità, ci siamo messi all’opera per creare e sviluppare un gestionale per strutture extraalberghiere (B&B, residence, case vacanza, affittacamere, agriturismi, ecc.), facile, intuitivo, veloce e flessibile.

Noi, sviluppatori prima e gestori di secondo mestiere

BBPlanner è unico proprio perché nato e poi sviluppato dal basso, dalle nostre stesse mani, in quanto proprietari/gestori ma con conoscenze di programmazione. Noi gestori che, facendolo come secondo mestiere, come tanti in Italia, vorremmo dedicare più proficuamente il nostro tempo, in tutte quelle attività utili per alimentare positivamente la buona immagine delle nostre strutture: parliamo, ad esempio, della cura nel rapporto diretto con l’ospite in struttura, dal benvenuto, al fornire informazioni utili sulla permanenza riguardo alla località, alle attività, alla pulizia in struttura, ecc. e ridurre invece quel tempo inutile, perso in tutte quelle attività amministrative che vanno via via sempre di più ad aumentare e che risultano noiose, ripetitive, aride e che potrebbero essere sostituite invece da un software come BBPlanner.

Gestionale Made in Italy, che applica le normative comunali, provinciali, regionali, nazionali, europee

Man mano che sorgevano nuove esigenze e procedure amministrative, ci rendevamo conto di quanto fosse difficile trovare, nei vari gestionali provati, qualcosa che fosse aggiornato in base alle normative comunali, regionali e nazionali. I software, realizzati per lo più all’estero, infatti, non tenevano conto delle disposizioni in materia di registrazione ospiti per la questura (Alloggiatiweb), dei dati statistici obbligatori da riportare su sistemi che sono diversi per località e della tassa di soggiorno, legata anch’essa alla località. BBPlanner è l’unico gestionale per piccole strutture ricettive che ha anche il vantaggio di esser stato realizzato in Italia e, quindi aggiornato in base alla normativa italiana ed europea che viene applicata pedissequamente.

Il vantaggio di ricevere una risposta da qualcuno (in italiano) che capisca esattamente quali sono le problematiche reali, in Italia VS una realtà internazionale che non ha alcuna idea – tra l’altro – di cosa voglia dire gestire una struttura. Vuoi mettere?

Ti offriamo consulenza personalizzata (in italiano!)

Inoltre molto spesso si finiva a parlare con contact center all’estero, con le difficoltà del caso, nel presentare le varie problematiche legate ai vari aspetti di gestione di una struttura in Italia. La nostra consulenza e assistenza nell’utilizzo del gestionale non si limita, pertanto, ad un aspetto meramente tecnico, ma siamo in grado di offrirti consulenza (in italiano) per richieste specifiche in materia di documentazione obbligatoria: dalle comunicazioni per la Questura a quella per i Sistemi Statistici Regionali, dalla tassa di soggiorno ai documenti fiscali (fatturazione elettronica e ricevute).

Non incorrerai in errori e problemi con i canali collegati con il Channel Manager

Uno dei problemi più comuni che porta ad errori e problemi con le prenotazioni attraverso i portali (Booking, Expedia, ecc.) è una cattiva configurazione iniziale (fase critica). Con BBPlanner siamo noi ad occuparci della prima attivazione e configurazione, in base alle esigenze e caratteristiche di ogni struttura, e questo ti eviterà di incorrere in problemi di ogni tipo.

BBPlanner fa risparmiare tempo

Ti sembra poco? E’ una delle cose più preziose che hai.
In che modo ci fa risparmiare tempo?
BBPlanner è uno strumento capace di svolgere svariate mansioni amministrative al posto tuo infatti puoi:

  • creare e inviare velocemente preventivi/offerte che diventano in automatico prenotazioni su calendario, una volta confermate
  • inviare voucher col riepilogo della prenotazione e informazioni sulle modalità di pagamento
  • gestire delle prenotazioni con i vari portali collegati (incluso sito web)
  • generare documenti amministrativi, come fatture elettroniche (invio/ricezione tramite SDI e conservazione) o ricevute fiscali
  • inviare in automatico dal sistema email per il check-in online, per la compilazione da parte dell’ospite dei dati utili per l’esportazione dei file/comunicazioni alla questura (Alloggiatiweb), ai sistemi statistici regionali e per la tassa di soggiorno
  • pianificare le attività per il personale delle pulizie
  • gestire i pagamenti diretti con carta di credito.

Solo con BBPlanner, si può fare il gestore, anche di una piccola struttura ricettiva, come secondo mestiere!

Ce lo confermano le tante persone che ogni giorno ci scelgono ed esprimono gratitudine per il nostro lavoro, oltre a contribuire attivamente alla sua crescita, grazie al confronto a cui volentieri ci prestiamo

BBPlanner non è il solito gestionale alberghiero

Diversamente dai gestionali alberghieri presenti on line, lo abbiamo pensato inizialmente come un prodotto per piccole strutture: B&B, residence, case vacanza, affittacamere, agriturismi, ecc. ma non solo. Per questo motivo non troverai al suo interno funzionalità inutili e che richiedono dispendio di energie, tempo e denaro.

Col tempo abbiamo reso il gestionale sempre più flessibile

Abbiamo voluto inserire su BBPlanner solo le funzionalità necessarie alla gestione di una piccola struttura ricettiva – non vogliamo complicare la vita a nessuno, tanto meno a noi! – pur tuttavia abbiamo reso il suo uso flessibile e adattabile al modo di lavorare di ogni struttura (non solo alla nostra).

Da cosa siamo partiti e come lo abbiamo sviluppato

Siamo partiti da un calendario online, che ha sostituito il fogliettino volante o l’agenda cartacea. Abbiamo poi reso possibile l’inserimento di prenotazioni (da qualsiasi dispositivo, basta avere una connessione web), con i dettagli che riguardano le date, camera, ospiti, stato della prenotazione (opzionata, confermata, cancellata), dati ospiti e dettagli pagamento (nessun importo ricevuto, caparra versata, totale saldato). Abbiamo inserito la possibilità di esportare (file excel, xml, word, csv) o stampare le prenotazioni, dopo aver settato tipologia di prenotazioni o intervalli di tempo.

 

Finalmente puoi rilassarti!

App come strumento di supporto al gestionale

Dopo la registrazione e configurazione da web di BBPlanner, abbiamo avuto la necessità di inserire prenotazioni anche fuori casa e così abbiamo creato l’App dedicata (disponibile solo da versione Suite Light in poi) che è possibile scaricare da Google Play Store. Si può accedere con le stesse credenziali, da smartphone e tablet, solo dopo l’acquisto dell’abbonamento o nella versione in prova della Suite.

Check-in più veloce

Anche noi sappiamo che quello del Check-in potrebbe essere del tempo guadagnato, se reso automatizzato. Così come è tempo guadagnato per la vacanza per gli stessi ospiti. Abbiamo così pensato allo sviluppo del Check-in on line con sistema di invio automatico agli ospiti di email per la compilazione dei dati, utili per la generazione di Comunicazioni per la questura (file Alloggiatiweb), per i sistemi statistici regionali e per la tassa di soggiorno, in base al comune, provincia e regione della struttura, collegati e riconosciuti da BBPlanner. Per gli ospiti già inseriti (vecchi clienti), abbiamo dato la possibilità di richiamare i dati dal sistema.

Gestione da un unico pannello di controllo

In quanto gestori di struttura di secondo mestiere, conosciamo l’importanza di avere sempre tutto sotto controllo, senza perdere tempo nel reperire le informazioni. Da qui, lo sviluppo di una Dashboard da cui è sempre visibile:

  • il fatturato dell’attività, anno per anno, prezzo medio a notte, media dei pernottamenti (nella sezione Statistiche, potrai approfondire i dati e conoscere il numero di prenotazioni e il fatturato, suddivisi per camere e canali, con la spesa per le commissioni, una volta impostate le percentuali)
  • la situazione aggiornata delle prenotazioni, provenienti anche dagli altri portali collegati a BBPlanner in modalità ICal o in XML. Con modalità XML (Attivazione Channel Manager) si ricevono i dati degli ospiti e sincronizzate le tariffe, senza entrare nei vari portali per inserirli manualmente. Inoltre vengono gestite in automatico anche eventuali cancellazioni e modifiche di prenotazione (così anche nei portali collegati).
  • arrivi e partenze

Calendario per le attività dedicato al personale

Abbiamo pensato anche a te, gestore, che hai personale per le attività di riassetto e pulizia della struttura. Potrai creare degli account con accesso limitato da fornire ai tuoi addetti, per visualizzare il calendario delle attività da svolgere giornalmente, una volta impostate, e le note dedicate a loro. Il tuo personale potrà indicare se le attività siano state eseguite o meno. Inoltre potrai creare degli account con accessi configurabili a determinate aree per operatori vari, come receptionist, consulenti, commercialista, ecc.

Politiche tariffarie

Vuoi creare dei prezzi speciali in occasione di eventi, fiere, concerti, partite, ecc.? In maniera veloce, potrai modificare i prezzi giornalieri, impostare dei minimum stay o prezzi settimanali, bloccare le prenotazioni per singole giornate. Le  modifiche che apporterai sul listino e sui prezzi giornalieri saranno poi aggiornate anche sui vari portali collegati (per chi ha attivo il Channel Manager) e per le tariffe si può anche stabilire una % di incremento).

BBPlanner ti fa guadagnare di più, grazie alle prenotazioni dirette

Anche noi sappiamo quanto costa una prenotazione da un portale come Booking (dal 15% in su di commissione) perciò avere una prenotazione diretta è manna dal cielo! Se anche tu hai un sito web e vuoi ricevere prenotazioni dirette, puoi utilizzare il Booking Engine di BBPlanner. Imposta la parte del listino con le stagionalità e i prezzi per ogni configurazione di camera, le offerte, le tariffe non rimborsabili, i servizi extra, il minimum stay e inserisci il codice (widget o pulsante) o link per ricevere prenotazioni dirette. Se Il Booking Engine è ben configurato, con belle foto delle camere, una descrizione completa, prezzi più vantaggiosi (offerte), avrai più probabilità di vendere la tua struttura in modo diretto, senza costi di commissione alle OTA.

Personalizzazione pagina di prenotazione diretta

Potrai personalizzare con logo, dati e foto della struttura la pagina di prenotazione. Gli utenti, che arrivano sul sito o sulla pagina Facebook della tua struttura, potranno vedere, pertanto, le disponibilità delle camere in tempo reale e prenotare anche con carta di credito, grazie alla possibilità di attivare un POS virtuale (senza alcun costo).

Preventivi, Offerte e Codici Coupon

Se hai dei clienti di vecchia data o se hai voglia di inviare dei preventivi personalizzati, dopo aver ricevuto delle chiamate o delle email, puoi creare delle offerte personalizzate in maniera veloce da gestionale e dei Codici Sconto da fornire ai clienti per avere applicato, in fase di prenotazione (Booking Engine) lo sconto impostato.

I preventivi potranno essere confermati anche dagli stessi ospiti, diventando quindi delle prenotazioni su calendario, aggiornate in automatico anche sugli altri portali.

Dati Revenue e Statistiche per stabilire la giusta tariffa e ottenere guadagni

Utilizzando BBPlanner, potrai monitorare e confrontare i dati (negli anni e per periodi) riguardo alle prenotazioni. Le statistiche ti aiuteranno a prendere le giuste decisioni per una strategia adeguata alla struttura: indici importanti per il Revenue Management, relativi alla disponibilità delle camere, n. camere vendute, la percentuale di occupazione (rapporto tra camere vendute e camere disponibili in un determinato periodo), il fatturato medio per camera/alloggio, ecc. In questo modo

potrai definire un piano tariffario adeguato che ti consenta di guadagnare degli utili, oltre a coprire le spese

Gestisci più strutture da un unico account

In base al tipo di utilizzo che vuoi fare del gestionale, potrai usare un unico account per gestire più strutture. Contattaci per avere maggiori informazioni. Su richiesta, potremo abilitare gli account multistruttura (senza costi aggiuntivi) per generare le comunicazioni per Alloggiatiweb, Istat e Tassa di soggiorno, impostando un ID per ogni struttura da un unico account. Nel caso in cui si abbiano più account, uno per struttura, si potrà richiedere l’ACCOUNT MASTER (solo per chi ha l’abbonamento attivo) per “switchare” da un account all’altro in modo veloce (senza effettuare log-out e log-in) e sarà possibile avere un unico calendario per più strutture. O, ancora, se hai tante camere e lavori per tipologia, puoi richiedere l’abilitazione per un utilizzo più comodo del gestionale.

E’ un gestionale on line, ma se resto senza connessione?

E’ capitato anche a noi di rimanere per qualche ora offline e, in momenti delicati quali il check-in o il check-out, diventa un grosso problema, se il un gestionale è visibile solo da web. BBPlanner ha pensato anche a questo. Per chi ha problemi di connettività o rischia spesso di trovarsi senza la linea, si può abilitare l’invio di un report giornaliero con i dati sugli Arrivi, Partenze e Presenze del giorno successivo. La funzione può essere disabilitata in qualsiasi momento.

Non ti lasciamo mai solo

BBPlanner è molto semplice e intuitivo nella configurazione e nell’utilizzo ma, per qualsiasi dubbio o richiesta, possiamo seguirti e offrirti tutta l’assistenza di cui hai bisogno. Potrai contattarci dal lun al ven, h: 9-13/14-18 telefonicamente ai numeri + 39 0833 908214 e + 39 392 4539502 o scrivere dal contact form all’interno del gestionale per richieste tecniche e amministrative. Se hai già un account con BBPlanner e hai provato la demo, puoi anche richiedere l’iscrizione al gruppo privato Facebook di BBPlanner.

Ci rendiamo conto che tu possa essere diffidente e avere paura di impelagarti nei meccanismi di uno strumento difficile da gestire, ma è proprio per questo motivo che vogliamo metterti nelle condizioni di registrarti gratuitamente e di provare tutte le funzionalità per 30 giorni, prima di acquistarlo e senza alcun vincolo!

Provalo e poi ci dirai 🙂

Hai qualche suggerimento da dare?

BBPlanner cresce, si sviluppa e migliora grazie anche al tuo contributo di gestore. Qualsiasi feedback diretto sulle funzionalità o che indica eventuali migliorie da implementare, è ben accetto. Analizzeremo tutte le richieste che ci arriveranno e ne valuteremo la configurazione.

Hai delle esigenze particolari e idee per delle funzionalità che non hai trovato nel gestionale? Scrivici dal contact form presente all’interno, indicando nei dettagli la richiesta, la valuteremo e, se valida, verrà implementata con i nuovi aggiornamenti.

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