Come nasce l’idea di BBPlanner

BBPlanner nasce da sviluppatori – eh sì, proprio noi del del team – che negli anni hanno provato senza alcun successo vari gestionali per strutture ricettive, in quanto gestori extraalberghieri di secondo mestiere, e quindi con l’esigenza impellente di risparmiare tempo e di agevolare alcune operazioni, altrimenti macchinose.

Cos’è che rende unico questo gestionale?

Dopo aver testato vari software alberghieri ed esserci quindi resi conto di quante funzionalità inutili siano presenti e, in alcuni casi, della loro complessità, ci siamo messi all’opera per creare e sviluppare un gestionale per strutture extraalberghiere (B&B, residence, case vacanza, affittacamere, agriturismi, ecc.), facile, intuitivo, veloce e flessibile.

BBPlanner è unico proprio perché nato e poi sviluppato dal basso, da stessi proprietari/gestori con conoscenze di programmazione. Gestori che, facendolo come secondo mestiere, come tanti in Italia, vorrebbero, quindi, dedicare, più proficuamente il loro tempo in tutte quelle attività utili  per alimentare positivamente la buona immagine della struttura: parliamo, ad esempio, della cura nel rapporto diretto con l’ospite in struttura, dal benvenuto, al fornire informazioni utili sulla permanenza riguardo alla località, alle attività, alla pulizia in struttura, ecc.e ridurre invece quel tempo inutile, perso in tutte quelle attività amministrative che vanno via via sempre di più ad aumentare e che risultano noiose, ripetitive, aride e che potrebbero essere sostituite invece da un software come BBPlanner.

Man mano che sorgono nuove esigenze e procedure amministrative, il gestionale viene man mano aggiornato e sviluppato con nuove implementazioni, rendendolo sempre più efficace e indispensabile.

BBPlanner fa risparmiare tempo

Vi sembra poco? E’ una delle cose più preziose che abbiamo.
In che modo fa risparmiare tempo?
BBPlanner è uno strumento capace di svolgere svariate mansioni amministrative. Dall’invio veloce di preventivi/offerte che diventano in automatico prenotazioni su calendario, una volta confermate, all’invio dei voucher col riepilogo della prenotazione e informazioni sulle modalità di pagamento, dalla gestione delle prenotazioni in modo automatico con i vari portali collegati (incluso sito web), alla generazione di documenti amministrativi, come fatture o ricevute fiscali e comunicazioni alla questura, ai sistemi statistici regionali e per la tassa di soggiorno, dalla pianificazione delle attività per il personale delle pulizie ai pagamenti diretti con carta di credito.

BBPlanner non è il solito gestionale alberghiero

Diversamente dai gestionali alberghieri presenti on line, BBPlanner è pensato appositamente per le strutture extralberghiere: B&B, residence, case vacanza, affittacamere, agriturismi, ecc. Per questo motivo non troverete al suo interno funzionalità inutili e che richiedono dispendio di energie, tempo e denaro.
Le funzionalità presenti su BBPlanner sono solo quelle necessarie – non vogliamo complicare la vita a nessuno! – e consentono un uso flessibile del gestionale, adattandosi al modo di lavorare di ogni struttura.
Si parte da un calendario online, che può sostituire il fogliettino volante o l’agenda cartacea. Si inseriscono quindi le prenotazioni (da qualsiasi dispositivo, basta avere una connessione web), con i dettagli che riguardano le date, camera, ospiti, stato della prenotazione (opzionata, confermata, cancellata), dati ospiti e dettagli pagamento (nessun importo ricevuto, caparra versata, totale saldato). Possibilità di esportare (file excel, xml, word, csv) o stampare le prenotazioni, dopo aver settato tipologia di prenotazioni o intervalli di tempo. Dopo la registrazione e configurazione da web di BBPlanner, sarà possibile scaricare e accedere (con le stesse credenziali) all’App dedicata, da smartphone e tablet – un supporto in più – per visualizzare e inserire le prenotazioni in qualsiasi momento, permettendo di velocizzare le operazioni più frequenti.

Check-in più veloce

BBPlanner consente di effettuare il check-in velocemente. Una volta inseriti i dati degli ospiti all’arrivo, si possono generare le comunicazioni, secondo normativa, per la questura (file Alloggiatiweb), per i sistemi statistici regionali e per la tassa di soggiorno, in base al comune, provincia e regione della struttura, collegati e riconosciuti da sistema. Ove non presenti, sarà possibile richiederne l’attivazione, tramite contact form interno al gestionale.

Gestione da un unico pannello di controllo

Vuoi sapere il fatturato per canale e per camera? Nella sezione Statistiche, potrai conoscere il numero di prenotazioni e il fatturato, suddivisi per camere e canali, con la spesa per le commissioni, una volta impostate le percentuali. Dal calendario avrai, inoltre, la situazione aggiornata delle prenotazioni, provenienti anche dagli altri portali collegati a BBPlanner in modalità ICal o in XML. Con modalità XML (Attivazione Channel Manager) si ricevono i dati degli ospiti e sincronizzate le tariffe, senza entrare nei vari portali per inserirli manualmente. Inoltre verranno gestite in automatico anche eventuali cancellazioni e modifiche di prenotazione (così anche nei portali collegati). Chi ha personale per le attività di riassetto e pulizia della struttura, potrà creare degli account con accesso limitato da fornire agli addetti per visualizzare il calendario delle attività da svolgere giornalmente, quando queste siano state impostate e inserire delle note dedicate. Il personale potrà indicare se le attività siano state eseguite o meno.

Si vogliono creare dei prezzi speciali in occasione di eventi, fiere, concerti, partite, ecc.? Non occorre creare delle stagionalità, ma in maniera veloce si potranno modificare i prezzi giornalieri, grazie ad un’impostazione avanzata (su richiesta) del listino: oltre al prezzo per camera si potranno modificare anche il minimum stay o bloccare le prenotazioni per singole giornate. Queste modifiche saranno poi aggiornate anche sui vari portali collegati (per le tariffe si può anche stabilire una % di incremento).

Più prenotazioni dirette

Chi ha un sito web e vuole ricevere prenotazioni dirette, può utilizzare il Booking Engine di BBPlanner. Impostando la parte del listino con le stagionalità e i prezzi per ogni configurazione di camera, le offerte, tariffe non rimborsabili, i servizi extra, il minimum stay, si genererà una stringa di codice e un link da poter inserire sul proprio sito web per avere un modulo di prenotazione diretta, che si potrà personalizzare con logo, dati e foto della struttura. Gli utenti, che arrivano sul sito o sulla pagina Facebook della struttura, potranno vedere, pertanto, le disponibilità delle camere in tempo reale e prenotare anche con carta di credito, grazie alla possibilità di attivare un POS virtuale (senza alcun costo).

Per chi ha dei clienti di vecchia data o per chi voglia inviare dei preventivi personalizzati, dopo aver ricevuto delle chiamate o delle email, si possono creare delle offerte personalizzate  in maniera veloce da gestionale. Una volta confermati, i preventivi possono diventare delle prenotazioni su calendario, aggiornate in automatico agli altri portali.

Hai qualche suggerimento da dare?

BBPlanner cresce, si sviluppa e migliora grazie al contributo degli stessi gestori che forniscono dei feedback diretti sulle funzionalità e indicano eventuali migliorie e nuove funzionalità da implementare, in base alle proprie esigenze. Il reparto sviluppo di BBPlanner analizza tutte le richieste e ne valuta poi la configurazione. Hai delle esigenze particolari e idee per delle funzionalità che non hai trovato nel gestionale? Scrivici dal contact form presente all’interno, indicando nei dettagli la richiesta, la valuteremo e se valida, verrà implementata con i nuovi aggiornamenti.

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